Salem Employee Incentive Program

THIS PROGRAM IS NOW CLOSED

Salem Employee Retention and Hiring Incentive Program

The City of Salem is offering an employee retention and hiring incentive program to those who work in businesses that are required to comply with Salem's proof of vaccination requirement that went into effect on January 15, 2022. 

Program Goal

To support businesses that are required to comply with Salem’s proof of vaccination requirement through offering a financial incentive, in the form of a $500 bonus, to employees who either (1) are hired by the business and remain working for a period of at least six (6) weeks or (2) are current employees who remain working for a period of at least six (6) weeks.

Participation Parameters

To participate in this program, the following parameters must be met:

• The business owner or manager must apply on behalf of the employees.  Applications from individual employees will not be accepted.
• Businesses Eligibility
  • Eligible Businesses: The business must be required to comply with Salem's proof of vaccination requirement, which went into effect 1/15/22 and requires all employees and customers/clients to be vaccinated to enter the business.  These categories are:
    • Entertainment: Movie theater, music and concert venues, performance venues, theaters
    • Events: Commercial event and party venues.
    • Attractions: Museums and galleries, exhibition spaces, haunted houses and similar attractions, escape rooms.
    • Fitness: Indoor sports facilities, bowling alleys, indoor gyms and fitness centers, yoga/Pilates/barre/dance studios, boxing/kickboxing gyms, fitness boot camps, indoor pools, and other facilities used for conducting group fitness classes
    • Restaurants: Indoor portions of food service establishments offering food and drink including restaurants
  • Ineligible Businesses: Businesses that are not required to comply with Salem's proof of vaccination requirement may not participate in this program.  These businesses include:
    • Personal service establishments – hair salons, nail salons, massage, facial, etc.
    • Exclusively retail establishments,
    • Grocery stores,
    • Food service establishments offering food and/or drink exclusively for off-premises or outdoor consumption, and
    • Food establishments charitable food services, such as pantries or soup kitchens.
• Business Location: The business must have a brick-and-mortar location in Salem, Massachusetts
• Eligible Employees:
  • The business must employ, or seek to employ, at least one (1) employee; business owners are not eligible for this incentive.
  • This program is to support the public-facing, hourly employees. In determining eligibility for employees the City will refer to the guidelines set forth in U.S. Treasury’s Final Rule. 
  • Examples of eligible employees are listed in the table below.

* This list is not meant to be comprehensive; if you have questions regarding employee eligibility, please contact Kate Newhall-Smith at knewhallsmith@salem.com.

• Term of Employment:
  • The business owner must have the eligible employee(s) on the business payroll records anytime between January 15, 2022, and February 4, 2022.
  • The eligible employee(s), whether they are current employees or new hires, must remain employed at the business for at least six (6) consecutive weeks, working at least thirty (30) hours in total over the course of the six weeks.

• Submittal of Financial Records: Businesses will be required to submit financial records documenting eligible employees, as follows:

1. Payroll records for each eligible employee with the application submittal,
2. Payroll records for each eligible employee for each of the six (6) weeks the program runs, and
3. Payroll records for each employee that received the financial bonus.*

* This funding must cycle through the business' payroll system; thus the funds may be considered taxable income to both the employee and the employer.  The City will reimburse businesses up to 7.65% of the total amount awarded to each business to cover their share of payroll taxes upon confirmation that all eligible employees received their bonus payments. The City advises businesses who have questions regarding taxes and the financial impacts of this program to seek clarification on this matter with financial professionals.

NOTE: This program is being funded through the American Rescue Plan Act ('ARPA') and may be subject to change and/or additional reporting requirements. Funding will be made available at the discretion of the City of Salem; individual eligibility will be determined on a case-by-case basis under the provisions set forth in ARPA and any other applicable regulations.

Application Requirements

Please have this information readily available; once you begin the application you will not be able to save your work and return to finish it at a later time.

• Completed W-9 Form, click here to download: https://tinyurl.com/CityofSalemW9
• Payroll record from any pay period between January 15, 2022 and February 4, 2022. This payroll record must include the following information for employees that are eligible for the $500 bonus:
  • First and last name of employee
  • Employee's position or title
  • Employee's hourly rate

To apply for the program, complete the application here: https://tinyurl.com/EmployeeIncentiveProgram

Applications are due by Noon on Monday, February 7, 2022.

Please contact Kate Newhall-Smith at knewhallsmith@salem.com if you have any questions.

Programa de Incentivos de Retención y Contratación de Empleados de Salem

La Ciudad de Salem está ofreciendo un programa de incentivos de retención y contratación de empleados a aquellos que trabajan en negocios que se ven afectados por el requisito de prueba de vacunación de Salem que entró en vigencia el 15 de enero de 2022.

Objetivo del programa

Apoyar a las empresas que se ven afectadas por el requisito de prueba de vacunación de Salem ofreciendo un incentivo financiero, en forma de un bono de $ 500, a los empleados que (1) son contratados por la empresa y permanecen trabajando durante un período de al menos seis (6) semanas o (2) son empleados actuales que permanecen trabajando durante un período de al menos seis (6) semanas.

Parámetros de participación

Para participar en este programa, se deben cumplir los siguientes parámetros:

• Elegibilidad de las empresas
  • Negocios elegibles: El negocio debe verse directamente afectado por el requisito de prueba de vacunación de Salem, que entró en vigencia el 15/1/22 y requiere que todos los empleados y clientes estén vacunados para ingresar al negocio.  Estas categorías son:
    • Entretenimiento: Cine, salas de música y conciertos, salas de espectáculos, teatros
    • Eventos: Eventos comerciales y lugares de fiesta.
    • Atracciones: Museos y galerías, espacios de exposición, casas embrujadas y atracciones similares, salas de escape.
    • Fitness: Instalaciones deportivas en espacios interiores, boleras, gimnasios y centros de fitness, estudios de yoga / pilates / barre / baile, gimnasios de boxeo / kickboxing, campamentos de entrenamiento de fitness, piscinas cubiertas y otras instalaciones utilizadas para realizar clases grupales de acondicionamiento físico
    • Restaurantes: Espacios interiores de establecimientos de servicio de alimentos que ofrecen comida y bebida, incluidos restaurantes
  • Negocios no elegibles: Las empresas que no se ven directamente afectadas por el mandato de la vacuna de Salem no pueden participar en este programa.  Estos negocios incluyen:
    • Establecimientos de servicio personal: peluquerías, salones de uñas, masajes, faciales, etc.
    • Establecimientos exclusivamente minoristas,
    • Supermercados
    • Establecimientos de servicio de alimentos que ofrezcan alimentos y/o bebidas exclusivamente para consumo fuera de las instalaciones o al aire libre, y
    • Establecimientos de alimentación de servicios de alimentación benéficos, como despensas o comedores sociales.
• Ubicación del negocio: El negocio debe tener una ubicación física en Salem, Massachusetts
• Empleados elegibles:
  • La empresa debe emplear, o tratar de emplear, al menos un (1) empleado; los dueños de negocios no son elegibles para este incentivo.
  • Este programa es para apoyar a los empleados por hora que prestan servicios al público. Al determinar la elegibilidad para los empleados, la Ciudad se referirá a las pautas establecidas en la Regla Final del Tesoro de los Estados Unidos.
  • Los ejemplos de empleados elegibles se enumeran en la tabla a continuación.

• Tipo de negocio afectado	Ejemplos de empleados elegibles*
  Diversión	Vendedor y/o tomador de boletos, trabajador de puesto de concesiones, camarero, guardia de seguridad, portero, acomodador, trabajador de mantenimiento
  Eventos	Vendedor y/o tomador de boletos, servidor de cócteles y/o comida, barman, cocineros de línea y personal de cocina, lavaplatos, guardia de seguridad, portero, acomodador, trabajador de mantenimiento
  Atracciones	Vendedor y/o tomador de boletos, trabajador de puesto de concesiones, personal de la tienda de regalos, artistas (si la empresa emplea personas para transmitir la atracción), guardia de seguridad, portero, acomodador, trabajador de mantenimiento
  Aptitud	Personal de recepción, trabajador de mantenimiento, socorrista, entrenadores físicos, profesores de clase de fitness
  Restaurantes	Servidor de cócteles y / o comida, anfitrión, camarero, cocinero de línea, lavaplatos, guardia de seguridad, portero, trabajador de mantenimiento

• * Esta lista no pretende ser exhaustiva; Si tiene preguntas sobre la elegibilidad de los empleados, comuníquese con Kate Newhall-Smith en knewhallsmith@salem.com.
  • Duración del empleo:
    • El propietario del negocio debe tener el (los) empleado (s) elegible (s) en los registros de nómina comercial en cualquier momento entre el 15 de enero de 2022 y el 4 de febrero de 2022.
    • Los empleados elegibles, ya sean empleados actuales o nuevos empleados, deben permanecer empleados en el negocio durante al menos seis (6) semanas consecutivas, trabajando al menos treinta (30) horas en total en el transcurso de las seis semanas.
  • Presentación de registros financieros: Las empresas deberán presentar registros financieros que documenten a los empleados elegibles, de la siguiente manera:
  • Registros de nómina para cada empleado elegible con la presentación de la solicitud,
  • Registros de nómina para cada empleado elegible para cada una de las seis (6) semanas que se ejecuta el programa, y
  • Registros de nómina para cada empleado que recibió el bono financiero. *

  • * Este financiamiento debe pasar por el sistema de nómina de la empresa; por lo tanto, los fondos pueden considerarse ingresos imponibles. La Ciudad aconseja a las empresas que busquen aclaraciones sobre este asunto con profesionales financieros.

    NOTA: Este programa está siendo financiado a través de la Ley del Plan de Rescate Americano ('ARPA', por sus siglas en ingles) y puede estar sujeto a cambios y / o requisitos de informes adicionales. Los fondos estarán disponibles a discreción de la Ciudad de Salem; La elegibilidad individual se determinará caso por caso bajo las disposiciones establecidas en ARPA y cualquier otra regulación aplicable.

Requisitos de solicitud

Por favor disponer de la siguiente información; una vez que comience la aplicación no podrá guardar su trabajo y volver a terminarlo en un momento posterior.

• Formulario W-9 completado, haga clic aquí para descargar: https://tinyurl.com/CityofSalemW9
• Registro de nómina de cualquier período de pago entre el 15 de enero de 2022 y el 4 de febrero de 2022. Este registro de nómina debe incluir la siguiente información para los empleados que son elegibles para el bono de $500:

1. Nombre y apellido del empleado
2. Posición o título del empleado
3. Tarifa por hora del empleado

Póngase en contacto con Kate Newhall-Smith en knewhallsmith@salem.com si tiene alguna pregunta.

Para solicitar el programa, complete la solicitud aquí: https://tinyurl.com/EmployeeIncentiveProgram

Las solicitudes deben presentarse antes del mediodía del lunes 7 de febrero de 2022.